Il y a bien sûr toujours une période d’adaptation et de compréhension des processus de l'affacturage. La mise en place du factoring nécessite généralement un certain nombre de travaux administratifs. Cela comprend la soumission régulière de factures au factor, la gestion des comptes clients en coordination avec l'affactureur et la tenue de registres précis des transactions. Cela peut être plus difficile à gérer pour certaines entreprises que la gestion traditionnelle des comptes clients.
Bien que l'affacturage puisse être un moyen efficace de gérer les comptes clients et d'améliorer la trésorerie d'une entreprise, il peut également présenter des défis et être plus difficile à gérer dans certaines situations.
Les impacts de l'affacturage dans l'entreprise
L'affacturage, ou factoring, est un mécanisme financier par lequel une entreprise cède ses factures à une société spécialisée (le factor) en échange d'une avance de trésorerie. Bien que cela offre de nombreux avantages, notamment en termes de gestion de trésorerie, il comporte également des spécificités qui nécessitent une adaptation de la part des entreprises. Dans le texte qui suit, nous allons explorer en détail les avantages et les challenges associés à l'utilisation de l'affacturage par les sociétés, ainsi que son impact sur les relations commerciales et les processus internes.
- Fondamentalement le travail reste identique avec l'affacturage : la gestion est simple, l’entreprise trouve ici un partenariat totalement transparent, qui n’impacte pas ses relations dans son activité commerciale.
- L’entreprise se décharge de la relance et du recouvrement de ses clients : ainsi elle évite le «stress» des tensions de trésorerie, des règlements avenir, grâce au factoring elle peut se concentrer sereinement à son développement, à sa stratégie redevenue viable par une trésorerie STABLE.
- Adaptation des procédures : l'entreprise devra modifier ses procédures internes pour répondre aux exigences de l'affactureur. Cela peut nécessiter des ajustements dans la façon dont les factures sont émises, gérées et suivies. L'avantage c'est que certains types d'entreprises retrouvent ainsi un véritable outil de gestion.
- Impact sur les relations commerciales : l'utilisation de l'affacturage dans des cas mineurs peut parfois affecter les relations commerciales. Certains acheteurs peuvent ne pas aimer le fait qu'une tierce partie gère leurs factures, ce qui peut parfois changer les délais de paiement ou les termes commerciaux.Il faut savoir que cette solution est aujourd'hui plebiscité par les entreprises et rentrée dans les "moeurs" du marché.
- Lorsque les factures sont transférées à un factor : la société peut perdre en partie le contrôle sur la gestion de ses comptes clients. Cette perte de contrôle peut être perçue comme un inconvénient, en particulier pour les entreprises qui sont habituées à gérer elles-mêmes les comptes clients.C'est en partie faux car l'interface de gestion des Factors sont très opérationnel et donne un véritable outil de controle sur les comptes clients.
- Adaptation des procédures : l'entreprise doit modifier ses procédures internes pour répondre aux exigences du factor pour utiliser l'affacturage. Cela peut nécessiter des ajustements dans la façon dont les factures sont émises, gérées et suivies. Certaines entreprises peuvent avoir besoin de faire des ajustements et très souvent c'est plutot benéfique !
- Les frais liés au factoring ne sont pas gratuits : les affacturent facturent des frais pour leurs services, tels que les frais de financement, de service, de gestion, etc. Le Factor regroupe generalement ces frais dans un taux global.
- En utilisant l'affacturage : l'entreprise engage une tierce partie, le factor, dans la gestion de ses comptes clients. Cela peut parfois troubler les relations avec les débiteurs .
D'abord, vos factures indiqueront la "mention de subrogation", informant vos clients de la cession de vos factures au Factor. Ensuite, après l'envoi de la facture, un second exemplaire est adressé à la société d’affacturage, accompagnée soit du bon de livraison, soit de la prestation réalisée, ce qui débloque le financement du Factor et entraîne l'envoi d'un chèque ou d'un virement. Dans la gestion quotidienne il faudra suivre les tableaux de bord adressé par la société d’Affacturage :
- Surveiller les couvertures (les garanties).
- Faire les demandes pour les nouveaux clients.
- Adresser à la société d'affacturage ou au Factor chaque semaine le bordereau de remise de factures.
L’Affacturage et la gestion dans l’entreprise en pratique
Dans la pratique, la complexité de la gestion d'une solution d'affacturage peut varier en fonction de divers facteurs, tels que la taille de votre entreprise, le volume de factures que vous traitez et le type de contrat d'affacturage que vous avez mis en place.
Pour déterminer si une solution d'affacturage est difficile à gérer, voici quelques éléments à prendre en compte :
- La taille de l'entreprise : les grandes entreprises qui ont beaucoup de factures peuvent avoir des processus plus compliqués à gérer. Cela peut nécessiter un groupe spécialisé ou des systèmes de gestion plus avancés.
- Type de contrat : il existe plusieurs types de contrats d'affacturage, y compris le factoring classique, inversé, confidentiel, etc. Chaque type a ses propres caractéristiques de gestion.
- Intégration des systèmes : il peut être nécessaire d'intégrer vos systèmes comptables ou informatiques avec ceux de la société d'affacturage pour mettre en place une solution de factoring. En fonction de la solution choisie, l'intégration peut être plus ou moins complexe.
- Suivi des paiements : vous devrez surveiller les paiements de vos clients et vous assurer que les fonds sont transférés correctement vers votre compte de la société d'affacturage. Cela peut nécessiter une gestion continue pour éviter les erreurs.
- Gestion de la relation avec le factor : vous devrez maintenir une relation de travail avec la société d'affacturage, ce qui peut nécessiter du temps et des efforts pour la communication, la documentation et la résolution de problèmes potentiels.
Des outils de suivi de l'affacturage qui allège la gestion interne de l'entreprise
Grâce à leur interfaces de gestion web, l’entreprise va suivre en temps réel son compte et son tableau de bord : paiements et débits, litiges et avoirs, créances non soldées, montants des commissions, les lignes financées et les montants garantis …
Les sites des compagnies d’affacturage sont aujourd’hui ergonomiques, pratiques et fonctionnels, la visibilité financière de votre client, qui a un compte spécifique, est maximale.
En résumé, la gestion d'une solution d'affacturage peut être plus ou moins difficile en fonction de votre situation particulière. Alors que certaines entreprises trouvent que l'affacturage simplifie leur gestion financière, d'autres peuvent rencontrer des difficultés en raison de la complexité de leurs opérations.
Avant de décider si cette solution convient à votre entreprise, il est important de bien comprendre les termes de votre contrat d'affacturage, de prendre en compte vos besoins et de comparer les avantages aux inconvénients. Il pourrait également être bénéfique de consulter un conseiller financier ou un expert en affacturage tel qu'affacturage.fr pour obtenir des conseils spécifiques à votre situation.
