L'affacturage est une solution de financement courante dans le monde des entreprises. Elle consiste à céder ses factures impayées à une société d'affacturage que l’on nomme le factor en échange d'un paiement immédiat. Cela permet ainsi aux sociétés d'acquérir rapidement de l'argent pour développer leur entreprise. Cependant, il faut savoir qu’il existe des critères que les factures doivent remplir afin de pouvoir y être éligibles. Ces éléments permettent de définir le risque que présentent ces factures vis-à-vis du factor.
Quels éléments peuvent rendre une facture inéligible à l'affacturage ?
- Ne présentant pas de garanties de paiement suffisantes, les factures destinées à des paiements comptants ou à des particuliers sont généralement exclues de l'affacturage.
- Peuvent également être exclues, les facturations liées à des acomptes avec un paiement immédiat, car elles ne sont pas des créances à moyens ou longs termes comme attendu dans l’affacturage. Elles ne sont donc pas adaptées.
- Ce sont également les factures payées à l’avance qui sont exclues, car elles ne génèrent tout simplement pas de dettes.
- Les factures émises pour des clients dont la solvabilité n'est pas stable sont souvent rejetées, car le risque de non-paiement est élevé.
- Les facturations sans justificatif de livraison ou de commande peuvent être rejetées, car elles sont sujettes à des litiges.
- Les créances déjà liées à un contrat de crédit-bail ne peuvent pas être cédées, car elles font déjà l'objet d'un financement.
- les factures qui ne respectent pas les clauses légales ou les conditions générales de vente peuvent se faire refuser par la société d’affacturage.
- Les créances émises dans le cadre de contrats d'abonnement peuvent être éliminées, car elles ont quelques caractéristiques particulières.
- Les facturations, associées à des contrats de crédit à long terme, peuvent dépasser la durée maximale d'éligibilité à l'affacturage, qui est généralement de 4 mois.
- Les factures liées à des opérations spécifiques, telles que la vente en dépôt-vente, l'achat de biens d'équipement ou la mise à disposition de biens, peuvent être exclues en raison de leur complexité.
Il est bon de noter que cette liste n'est pas exhaustive, car les critères d'éligibilité à l'affacturage peuvent varier selon le factor et ses critères. Les entreprises, s'intéressant et souhaitant faire du factoring, doivent donc s’assurer que leurs contrats répondent aux critères de l'affactureur avec lequel elles souhaitent travailler.
Les obligations et exigences pour les factures avec l'affacturage
Lorsqu'une entreprise souhaite recourir à l'affacturage, elle se doit de respecter certaines obligations et exigences pour que le processus se déroule de manière fluide. Voici une liste des éléments impératifs à fournir lors de l'affacturage.
Les obligations et exigences de l'affacturage pour une commande
- Un bon de commande signé par le client est essentiel pour établir la base de la transaction commerciale. Il doit être en règle et signé.
- En complément du bon de commande physique, un email de la commande peut être nécessaire pour prouver la demande de l'acheteur.
- Le devis initial doit être accepté par le client et signé pour confirmer les modalités de la transaction.
Les obligations et exigences de l'affacturage pour une livraison
- Bon de livraison contresigné par le client, avec, si possible, le cachet. C’est une preuve concrète que les biens ou services ont été livrés au client.
- Le bon d'expédition contresigné par la société de transport. C’est ce document qui atteste que les biens ont été expédiés.
- Bon d'enlèvement contre signé par le transporteur. Ici il sert à prouver que les biens ont été pris en charge par la société de transport.
- Bon de réception de travaux contresigné par le transporteur, pour prouver que les services ont bien étés fournis.
- Si la livraison implique un transport aérien, une lettre de transport aérien peut être requise pour prouver que les marchandises ont été expédiées par avion.
Affacturage et factures, des exigences particulières
Il peut y avoir des exigences particulières pour les factures que vous émettez lorsque vous utilisez une solution d'affacturage. Ces exigences peuvent varier en fonction de votre affactureur et des conditions de votre contrat. Cependant, les factors peuvent exiger quelques éléments courants sur les factures :
- Identifier le fournisseur de facturation : sur la facture, vous devez généralement indiquer que vous utilisez une solution d'affacturage et mentionner le nom de la société d'affacturage. En incluant une mention comme "Cette facture est cédée à [Nom de la société d'affacturage]" ou un libellé similaire, cela peut être fait.
- Numéro de référence ou de contrat : la société d'affacturage peut fournir un numéro de référence ou un contrat pour identifier la facture dans son système.
- Adresse de paiement utilisée : vous devez indiquer à qui les paiements doivent être envoyés. En fonction des conditions de votre contrat, cette adresse peut être celle de votre entreprise ou de la société d'affacturage.
- Informations personnelles du client : incluez le nom de l'entreprise, l'adresse de livraison, l'adresse de facturation, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail du client. Assurez-vous que ces informations sont exactes et à jour.
- Montant dû : renseignez la somme totale dûe et le détail des produits ou services fournis, y compris les prix unitaires et les quantités.
- Précisez les modalités de paiement : y compris la date d'échéance, les informations sur les remises pour règlement anticipé et les pénalités pour versement tardif.
- Méthode de règlement : indiquez les méthodes de paiement acceptées, comme les chèques, les virements bancaires ou les cartes de crédit.
- Informations fiscales : si applicable, incluez les numéros de TVA ou d'identification fiscale requis.
- Les conditions générales : fournir des conditions générales de vente ou, le cas échéant, des informations sur les garanties, les retours et les réclamations.
- Le numéro de la facture : attribuez un numéro de facture distinct à chaque facture émise afin de faciliter la trace.
Pour garantir une transition en douceur du processus de facturation vers la société d'affacturage, il est essentiel de respecter toutes les contraintes spécifiques de votre factor. Discutez en détail des exigences avec l'affactureur avant de commencer à utiliser l'affacturage et assurez-vous qu'elles s'appliquent à votre entreprise.
