Gestion de l'affacturage

L'affacturage est une technique financière qui permet d'acquérir rapidement des liquidités en vendant des factures non encore réglées, appelées "créances clients". Outre cette avance de fonds, l'affacturage assure la gestion des paiements, incluant les rappels et la récupération des montants dus. De plus, il offre une protection contre les défauts de paiement grâce à une "assurance-crédit" qui prend effet lorsqu'un client ne paie pas.

La gestion de l'affacturage

Le flux de trésorerie est le poumon vital des entreprises en croissance, essentiel pour couvrir les coûts dans tous les domaines de leurs opérations. Cependant, il est rare de trouver une TPE ou PME qui n'est pas occasionnellement affectée par des arrivés d'argent lents ou irréguliers. Dans certains cas, une déficience de cash peut signifier manquer une opportunité de développer l'entreprise. Dans d'autres cas, les conséquences de cette gestion peuvent être aussi graves qu'une société faisant faillite parce qu'elle ne peut pas payer ses dettes.

L'affacturage est l'une des méthodes permettant de lisser les défis liés au flux de trésorerie. Généralement utilisé par les petites et moyennes entreprises (PME) dans les industries de commerce interentreprises (B2B), le processus de gestion consiste à vendre des factures impayées à un tiers, appelé un factor ou une société d'affacturage, qui retient un pourcentage du montant initial de la facture. Pour une petite entreprise, le factoring offre souvent un accès plus rapide à des liquidités que le financement bancaire, car les factors sont moins susceptibles d'être découragés par l'historique de crédit d'une petite entreprise.

Lorsque vous optez pour l'affacturage, votre banque vous connecte à une société de financement spécialisée, souvent une filiale de l'établissement bancaire, appelée "factor". Ce contrat de gestion avec l'affactureur détermine les conditions de cession de vos factures, un processus connu sous le nom de mobilisation de créances. Une fois le contrat signé, vous pouvez transmettre vos factures au factor dès leur émission. En retour, il vous paie selon les termes du contrat et s'occupe de récupérer le montant dû à la date prévue.

Pour se protéger contre d'éventuels problèmes de paiement, le factor évalue le risque associé et crée un fonds de garantie. Pour le financer, il prélève une somme sur les premières factures, basée sur le total des facturations que vous avez émises à vos clients. Une fois ce fonds établi, le factor peut couvrir jusqu'à 100% de vos factures. Si vous mettez fin à votre relation avec le factor ou si le contrat de gestion n'est pas renouvelé, les montants du fonds de garantie vous sont rendus. Notez que l'approbation de l'organisme financier est nécessaire pour tout accord d'affacturage.

Comment fonctionne la gestion de l'affacturage ?

La gestion de l'affacturage est un processus essentiel qui englobe toutes les étapes de la collaboration entre un fournisseur, la société de factoring (représentée par un factor), et les débiteurs (les clients de l'affacturé).

C’est un processus qui vise à assurer un flux de trésorerie, à minimiser les risques liés aux créances impayées et à optimiser la gestion des opérations commerciales. Grâce à ce guide, découvrez en détail comment fonctionnent l’affacturage et les étapes de la gestion.

Choix du factor et du contrat d’affacturage : comme dans toute solution de financement, tout commence par le choix du factor qui va proposer différents services à l’entreprise cliente. Une fois que cette société a analysé les offres, un contrat de gestion sera alors établi. C’est ce contrat qui va définir les termes, les conditions de la collaboration, les frais de commission, les modalités de financement.
L’évaluation de la solvabilité des clients : l’une des premières actions du factor et d’évaluer le niveau ou scoring financier des clients du fournisseur. C’est une évaluation approfondie des antécédents de paiement, de la santé financière et d'autres facteurs. Cela va notamment servir à déterminer les risques associés à la gestion de chaque facture et à s’assurer que celles-ci soient admissibles à l’affacturage.
L’émission et la cession des factures : durant tout le processus financier du factoring, l'entreprise va émettre des factures à ses acheteurs comme elle pourrait le faire habituellement, mais cette fois-ci au lieu d’attendre leurs paiements, elle va les céder au factor. L’entreprise va alors recevoir une avance sur les montants dus et le factor va devenir propriétaire des factures et se charger de leur gestion et de leur recouvrement.
L’avance sur la trésorerie : après la cession des créances, le factor va donner à l’affacturé une avance sur le montant total des facturations cédées. C’est une avance qui représente généralement un pourcentage de la somme des factures (environ 70 à 95%).
La gestion des créances : maintenant propriétaire des factures, la société d'affacturage va les prendre en charge et les gérer. Parmi ses missions on va notamment retrouver le suivi des paiements, le recouvrement des factures en cas de retard ou de défaut de paiement, c’est lui qui va relancer et prendre part à la discussion avec les clients afin de s’assurer que les versements soient correctement effectués.
Le recouvrement des factures : si le client ne paie pas à l’échéance prévue, c’est le factor qui sera chargé de prendre et engager des mesures de recouvrement afin d’obtenir le paiement.
Le règlement final : une fois que le client a effectué ses règlements, la société d'affacturage va verser à l’entreprise les reste qui lui sont dus, auquel il aura soustrait les frais de commission comme convenu dans le contrat.
La transparence : la société d’affacturage va fournir régulièrement des rapports de gestion au fournisseur pour tenir compte des paiements perçus, des contacts établis avec les clients, des créances en cours etc. Grâce à cela l’entreprise va être tenue informée en toute transparence de ce qui se passe.
La gestion de la relation Client : durant tout ce processus, l'entreprise continue à avoir et à entretenir des liens avec ses clients. Selon les types de contrat le factor peut même évoluer sans que les acheteurs en soient avertis.

Si nous devons résumer ce guide, la gestion de l’affacturage est un processus simple et complet qui va du choix du factor jusqu’au règlement final. Cela va permettre à l’entreprise de bénéficier d'une meilleure gestion de sa trésorerie, d'une réduction des risques liés aux factures impayées. Confiance et transparence seront les maîtres mots de cette collaboration.