Pour rappel, l'affacturage consiste pour un fournisseur à vendre ses factures impayées à une société d'affacturage (le factor) en échange d'une avance sur les sommes dues. Les avantages sont évidents pour une petite entreprise ou une entreprise en expansion qui souhaite libérer du capital et convertir ses créances en actifs.
Les sociétés d’affacturage en fournissant des fonds immédiats aux entreprises jouent un rôle essentiel dans leur croissance. Cependant il est important de noter que les factors ne prendront pas de risques en ce qui concerne les règles de facturation, ne seront donc pas accepté les factures fantaisistes ou hors cadre. L’affacturage repose sur la certitude du règlement des créances (facture sur et certaine) ce qui signifie qu’elles devront répondre à certains critères afin d’y être éligibles.
Les factures refusées par les factors
Les factures refusées par les factors sont généralement celles qui présentent des caractéristiques particulières ou des risques potentiels ne correspondant pas aux critères d'éligibilité. Voici une liste non exhaustive des types de créances couramment refusés par les factors :
- Les factures anticipées : lorsque le paiement est prévu avant la date d’échéance normale, les factures sont généralement exclues de l'affacturage, car pour le factor elles ne représentent pas une créance certaine.
- Les factures au comptant ou sur des particuliers : ces créances ne sont pas idéales en raison de leur caractère imprévisible.
- Montant insuffisant : certaines sociétés d'affacturage ont un seuil minimum de montant de facture en dessous duquel elles ne fournissent pas de services d'affacturage. Si la facture est inférieure à ce seuil, elle pourrait être refusée.
- Avec dépôt-vente : les créances liées à des transactions de dépôt-vente, c'est-à-dire lorsqu’un bien est vendu sous réserve de restitution en cas de non-vente, peuvent poser des problèmes de traçabilité et de règlement.
- Sur les biens d’équipement (immobilier, diverses machines) : en raison de leur nature complexe et de leur valeur trop élevée, les factures pour des biens d’équipement comme les biens immobiliers ou les machines coûteuses peuvent être exclues de l'affacturage.
- Les facturations attachées à un financement (crédit bail) : étant déjà associées à un accord de financement spécifique, ces créances peuvent être également exclues.
- Attachés à des situations de travaux (secteur btp) : ces factures peuvent être complexes et sujettes à des retards de paiement, notamment celles liées à un projet en cours.
- Secteurs à haut risque : certaines sociétés d'affacturage peuvent éviter de travailler avec des entreprises opérant dans des secteurs à haut risque, tels que les jeux d'argent en ligne, l'industrie du tabac ou d'autres secteurs réglementés de manière stricte.
- D’acomptes avec règlement comptant : les facturations d'acomptes payables immédiatement ne sont généralement pas éligibles à l'affacturage, car elles ne représentent pas véritablement une créance à terme.
- Crédit long terme (supérieur à 4 mois, marché publics.) : en raison de leur échéance prolongée, ces factures peuvent être elles aussi exclues.
- Sans justificatif de livraison ou de commande : les créances qui ne sont pas correctement documentées et de ce fait non vérifiables par des preuves de livraison ou de commande peuvent être refusées.
- Factures douteuses ou frauduleuses : si la société d'affacturage soupçonne que la facture est frauduleuse ou qu'elle comporte des irrégularités, elle la refusera.
- Avec facture morcelée (règlements par étapes de réalisation) : lorsque les factures sont divisées en paiements étalés sur plusieurs étapes de réalisation, elles peuvent,du fait de leur complexité, être refusées par les factors.
- Non-respect des délais de paiement : si l'entreprise émettrice de la facture a un historique de non-respect des délais de paiement ou de retards fréquents, la société d'affacturage peut être réticente à accepter ses factures.
- Les factures pouvant être soumises à compensation : les facturations qui font l'objet de compensations ou de réclamations potentielles peuvent être exclues à cause de l'incertitude du montant final à récupérer.
- Les créances non conformes à la législation ou ne respectant pas les mentions légales d’usage : si les factures ne respectent pas les exigences légales en matière de facturation, telles que l'omission de mentions obligatoires, elles peuvent alors être refusées.
- Documents incomplets ou incorrects : si la facture ou les documents associés sont incomplets, incorrects ou ne respectent pas les exigences de la société d'affacturage, cela peut entraîner un refus.
- Non-conformité aux critères de crédit : Si le client débiteur de la facture ne répond pas aux critères de solvabilité ou de crédit établis par la société d'affacturage, la facture peut être refusée.
- Contrats non conformes : les sociétés d'affacturage ont souvent des contrats et des accords spécifiques avec leurs clients. Si la facture ne respecte pas les termes de ces contrats, elle peut être refusée.
- Sur les clients non couverts : si l'entreprise à des acheteurs dont la solvabilité n'a pas été évaluée ou qui ne sont pas couverts par une assurance-crédit, les factures peuvent dans ce cas de figure être exclues de l'affacturage.
- Promesse de reprise d’invendus : les créances qui sont liées à des accords de reprise d'invendus peuvent être compliquées à gérer dans le cadre de l'affacturage.
- Factures avec de la mise à disposition : si les facturations impliquent la mise à disposition de biens ou de services, alors celles-ci peuvent être refusées du fait de leur complexité liée à la gestion de la mise à disposition.
- Mauvaise qualité des créances : si la société d'affacturage estime que la qualité des créances de l'entreprise émettrice de la facture est insuffisante, elle peut refuser de financer ces factures.
- Factures litigieuses : si la facture est contestée par le client débiteur ou s'il y a un litige en cours concernant la transaction, la société d'affacturage pourrait refuser de l'accepter.
- Autres critères spécifiques : chaque société d'affacturage peut avoir ses propres critères et politiques de souscription, de sorte que ce qui est accepté ou refusé peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre.
Pour conclure, les intervenants Factors sont généralement prudents dans la sélection des factures qu'ils acceptent. Les facturations sont minutieusement vérifiées afin de vérifier si elles répondent à certaines exigences pour être éligibles à l'affacturage, notamment la certitude du règlement.
Afin d’éviter au maximum un refus de la part du factor il est important, lorsque vous faites votre demande d’affacturage, de fournir à la société d'affacturage tous les documents requis, tels que le contrat, la facture, le bon de livraison, et le bordereau original du factor avec la mention "bon pour quittance subrogative", afin de faciliter le processus de traitement des créances.
L'acceptation ou le refus d'une facture par une société d'affacturage dépendra toujours de ses propres politiques et de ses évaluations de risque. Les entreprises qui envisagent de recourir à l'affacturage doivent donc discuter de leurs besoins spécifiques avec plusieurs sociétés d'affacturage pour trouver celle qui convient le mieux à leur situation.
Conditions d'acceptation des factures avec l'affacturage
Le contrat d'affacturage comporte généralement une dizaine de pages ou plus et peut, dans un premier temps, sembler insurmontable. Comme pour tous les services financiers, certains critères doivent être remplis pour que le contrat d'affacturage soit bénéfique et durable :
- Votre entreprise doit émettre des factures d'un montant raisonnable pour des biens ou des services.
- Elle doit commercer avec d'autres entreprises et avoir plusieurs clients.
- Offrir des conditions de crédit conformes aux normes du secteur.
- Prouver que les dettes peuvent être recouvrées dans un délai raisonnable.
- Le chiffre d'affaires doit être d'au moins 100 000 € (bien que certaines sociétés d'affacturage prennent en compte les entreprises plus petites ou les start-ups).
- Parfois, un nombre minimum ou maximum de factures par mois doit être respecté.
Si vous n'êtes pas certain que votre entreprise remplit pleinement ces conditions, il est conseillé de consulter un prestataire de services financiers ou de nous appeler. Les services d'affacturage ne sont peut-être pas applicables actuellement, mais d'autres solutions de trésorerie peuvent être envisagées pour contribuer à la croissance de votre entreprise. N'oubliez pas que toutes les sociétés d'affacturage n'offrent pas les mêmes taux ou les mêmes services.
