Les étapes de l'affacturage

Vous êtes sur le point de souscrire à un contrat d’affacturage et vous souhaitez en savoir plus sur les étapes de son fonctionnement ? Bien évidemment, un conseiller d’Altassura pourra vous expliquer ces différentes étapes, mais vous trouverez ci-dessous de précieux renseignements sur le factoring. L'affacturage est une technique financière utilisée par les entreprises pour améliorer leur flux de trésorerie en convertissant rapidement leurs créances clients en liquidités. Voici les trois principales étapes du processus d'affacturage :

Au préalable

Sélection du factor (affactureur) : le fournisseur choisit une société de factoring avec laquelle elle souhaite collaborer. Le factor achètera les créances de l'entreprise et gérera le recouvrement des paiements auprès des clients. Le choix d'un factor est une décision cruciale nécessitant une analyse approfondie de plusieurs critères. Tout d'abord, la spécialisation de l'affactureur dans votre secteur d'activité est primordiale pour une compréhension accrue des risques spécifiques. La réputation et la fiabilité, mesurées par des retours positifs d'autres entreprises, sont également des indicateurs essentiels. La transparence des coûts, la flexibilité des services, la rapidité de traitement, la couverture géographique, et la disponibilité de services complémentaires tels que la gestion du recouvrement, sont des facteurs déterminants. Examiner attentivement les termes du contrat et les engagements mutuels assure une relation à long terme solide. Enfin, la taille et l'envergure du factor, ainsi que sa capacité à ajuster ses services à l'évolution de vos besoins, sont des éléments clés dans le processus de sélection.
Convention d'affacturage: une fois le factor choisi, l'entreprise et le factor concluent un contrat d'affacturage. Ce contrat définit les modalités de l'accord, y compris les frais, les taux d'escompte, les limites de crédit et les responsabilités respectives.

Première étape de l'affacturage : le financement

Dans un premier temps, vous allez devoir céder vos factures à la société d’affacturage. Ainsi, le factor aura toutes les cartes en main pour pouvoir réaliser une avance de trésorerie. Cette dernière doit correspondre en moyenne à 75 à 80% TTC du montant des factures. Bien évidemment, ce pourcentage prend en compte la déduction de la commission de financement.

Donc vous transmettez votre facture via l'interface de gestion. Cette dernière est télé-transmise à la société de factoring qui en échange vous avance rapidement une partie du montant total de ces factures (24 à 48h ). Cette avance immédiate vous offre une source de liquidités rapide, essentielle pour faire face aux besoins opérationnels urgents ou pour saisir des opportunités commerciales.

Une fois que vos clients règlent leurs factures, la société de factoring récupère les montants avancés, déduisant les frais convenus au préalable et vous rétrocède le solde. Ainsi, l'affacturage vous permet d'améliorer votre trésorerie de manière pratique et efficace, en transformant vos créances clients en argent liquide rapidement disponible. Ce montant varie en fonction de la qualité des créances et des modalités de l'accord.

Seconde étape de l'affacturage : la gestion intégrale des créances cédées

Lorsque vous faites appel à l’affacturage, il vous est possible d’externaliser la gestion de votre poste clients. Le factor sera alors en charge :

Des relances avant et après échéance jusqu'au pré-contentieux ou contentieux.
De l'imputation des règlements.
De l'affectation et imputation des avoirs.
De la gestion des tableaux de bord des comptes clients.

Le rôle essentiel du factor va au-delà de la simple avance de fonds, englobant également la gestion complète du processus de recouvrement des paiements auprès de vos clients. Cette prestation inclut une gestion proactive des relances, le suivi méticuleux des échéances de paiement, et, le cas échéant, la négociation habile en cas de litiges potentiels. En déléguant ces tâches administratives et souvent chronophages à la société de factoring, votre entreprise bénéficie d'un allègement significatif de la charge de travail liée à la gestion du recouvrement. Cette externalisation permet non seulement de libérer du temps et des ressources internes, mais elle garantit également une expertise spécialisée dans la gestion des relations financières avec les clients. Ainsi, le factor agit en tant que partenaire stratégique, offrant une solution complète qui va au-delà du financement, contribuant à renforcer la stabilité financière et opérationnelle de votre entreprise.

Troisième étape : l’assurance crédit pour se garantir à 100% de la défaillance de ses clients

Si vous souscrivez à une offre d’affacturage, le factor vous proposera de vous prémunir contre les risques de défaillance de vos clients. Vous pourrez ainsi bénéficier d’une garantie à 80, 90 ou même 100% du risque d’insolvabilité.

L'assurance crédit en affacturage joue donc un rôle crucial en couvrant les risques liés à l'insolvabilité des clients. Deux termes clés dans ce contexte sont l'insolvabilité présumée et déclarée.

L'insolvabilité présumée intervient lorsqu'il est raisonnable de croire que le client ne sera pas en mesure de respecter ses engagements financiers à l'échéance. Cette situation peut déclencher une indemnisation de la part de l'assurance crédit, protégeant ainsi l'entreprise cédante des pertes financières potentielles. ( en affacturage la couverture ne comprend que l'insolvabilité déclarée ) En revanche, l'insolvabilité déclarée survient lorsque le client est officiellement déclaré en faillite (RJ- LJ). À ce stade, l'assurance crédit intervient en couvrant les pertes subies par l'entreprise cédante. Ces deux aspects de l'assurance crédit en affacturage offrent une sécurité essentielle, permettant aux entreprises de gérer plus sereinement les risques associés aux transactions commerciales.

En affacturage pour trouver l'insolvabilité présumée, il faudra que l'entreprise, pour chacun de ses clients, demande à la partie assurance-credit et au cas par cas, un montant de garantie qui correspond à l’encours maximum porté sur un client en particulier.

Généralement, le factor aura pris soin de demander à l'assureur crédit un Avenant de cession de bénéfices à son profit ratifié par les 3 parties : l'affacturé, le factor et l'assureur-crédit.

Les différents risques du factor sur l’affacturage sont : “le risque acheteur” dû à la défaillance du débiteur et le “le risque vendeur” dû à la survalorisation des créances cédées, mais aussi l'anticipation de facture, la facture "non causée" et l'escroquerie.

Une fois que les clients paient leurs factures, le factor déduit les frais et les avances antérieures, puis verse à l'entreprise le solde restant. Les frais comprennent généralement des frais d'escompte et des frais de service.Transparence vis-à-vis des clients.

En fonction de l'accord d'affacturage, les clients de l'entreprise peuvent être informés de la cession de créances au factor. L'affactureur peut communiquer directement avec les clients pour les informer des nouvelles modalités de paiement.

Le factor fournit à l'entreprise des rapports réguliers sur l'état des créances, les paiements reçus et les éventuels problèmes de recouvrement.

Les étapes de l'affacturage en résumé

Pour conclure le sujet, il est important de noter que les détails spécifiques du processus d'affacturage peuvent varier en fonction de l'accord entre l'entreprise et le factor.

Certains factors offrent des services complets de gestion de crédit, de recouvrement et d'assurance-crédit, tandis que d'autres se concentrent principalement sur l'aspect financier en fournissant des avances sur les créances.